Règlement intérieur ALCD88 (à partir du 22 mai 2025)
PRÉAMBULE
Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’Association Loisirs du personnel du Conseil Départemental des Vosges, sise à Epinal, et dont l’objet est de mener une action dans les domaines liés aux loisirs, sans que l’énumération ci-dessus puisse être considérée comme limitative des activités de l’Association.
Le présent règlement intérieur est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.
I – MEMBRES
Article 1 – Composition
L’Association est composée des membres suivants :
- Membres actifs (Agents titulaires du Conseil Départemental des Vosges, et les agents non mis à disposition par le Conseil Départemental des Vosges des organismes satellites suivants : SDIS des Vosges, Agence technique départementale (ATD88), Maison départemental des personnes handicapées des Vosges(MDPH), de la Maison de l’Enfance et de la Famille (MEF), les personnels contractuels bénéficiant d’un contrat consécutif d’au moins un an (sauf remplacement maladie ordinaire et congés maternité).
- Les personnels en disponibilité ne peuvent adhérer à l’association.
- Membres associés (retraités).
À signaler que les agents qui ont fait l’objet d’une mise à disposition auprès du Conseil Départemental des Vosges sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Président du Conseil Départemental des Vosges.
- Membres bénéficiaires appelés « conjoints » et « ayants droit » déclarés lors de la campagne d’adhésion.
Il n’est pas possible de changer d’ayants droits en cours d’année de cotisation.
Article 2 – Cotisation
Les membres honoraires et bienfaiteurs ne paient pas de cotisation sauf s’ils décident de s’en acquitter de leur propre volonté.
Les membres tels que défini à l’article 10 des statuts : actifs et retraités doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle.
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’Administration et validée par l’Assemblée Générale.
Le versement de la cotisation annuelle doit être établi par chèque à l’ordre de l’Association Loisirs du personnel du Conseil Départemental des Vosges.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.
Article 3 – Admission de membres nouveaux
L’Association a vocation à accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : demande écrite ou par courriel auprès du Président.
Article 4 – Suspension-Exclusion-Radiation
S’il est constaté une fraude financière d’un adhérent (inscription d’une personne extérieure à l’association en lieu et place d’un ayant-droit), La personne pourra être suspendue provisoirement de son titre d’adhérent de l’ALCD88, et par conséquent de son accès au site de l’ALCD88, le temps de la régularisation financière de cette fraude. Cette décision reviendra au Président, après en avoir informé le conseil d’administration.
Conformément à la procédure définie par l’article 12 des statuts de l’Association Loisirs du personnel du Conseil Départemental des Vosges, seuls les cas mentionnés à cet article peuvent déclencher une procédure d’exclusion ou de radiation.
Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d’Administration à la majorité absolue des membres présents après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée.
II – FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Article 5 – Le Conseil d’Administration
Conformément à l’article 14 des statuts de l’Association, le Conseil d’Administration a pour objet la gestion de l’Association Loisirs du personnel du Conseil Départemental des Vosges, conformément aux décisions de l’Assemblée Générale.
Il est composé de 15 à 40 membres, élus par l’Assemblé Générale à main levée sauf si la majorité absolue des membres présents demande un vote à bulletin secret. Les candidatures au Conseil d’Administration doivent se faire 5 jours francs avant l’Assemblée Générale ordinaire par courrier ou par courriel au Président du Conseil d’Administration.
Il se réunit au moins 1 fois par an sur convocation du Président.
Les décisions prises par le Conseil d’Administration le sont à la majorité absolue des membres présents.
Article 6 – Le bureau
Conformément à l’article 15 des statuts de l’Association, le bureau a pour objet de mettre en œuvre les décisions du Conseil d’Administration.
Il est composé de 8 à 15 membres.
Il se réunit aussi souvent que nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de l’Association Loisirs du Personnel du Conseil Départemental des Vosges, sur convocation du Président.
Article 7 – Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l’article 22 des statuts de l’Association, l’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins 1 fois par an sur convocation du Président.
Seuls les membres à jour de cotisation sont autorisés à participer. La liste des membres pouvant voter lors de l’Assemblée Générale Ordinaire est arrêtée 15 jours avant la tenue de cette dernière.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : convocation adressée 15 jours avant la date de l’Assemblée Générale.
Le vote s’effectue par bulletin secret à la demande de la majorité absolue des membres présents à l’Assemblée Générale.
Article 8 – Assemblée Générale Extraordinaire
Conformément à l’article 22 des statuts de l’Association, une Assemblée Générale Extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des statuts, de situation financière difficile, de dissolution, et sur convocation :
- Du Président.
- De la majorité absolue des membres du Conseil d’Administration.
- D’un tiers des membres de l’Association.
Seuls les membres à jour de cotisation sont autorisés à participer. La liste des membres pouvant voter lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire est arrêtée 15 jours avant la tenue de cette dernière.
Tous les membres de l’Association sont convoqués suivant la procédure suivante : convocation adressée 15 jours avant la date de l’Assemblée Générale Extraordinaire.
Le vote se déroule suivant les modalités suivantes : vote à bulletin secret.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés.
Article 9 – Sections
À l’initiative de certains adhérents, des sections peuvent se constituer au sein de l’Association afin de permettre la mise en œuvre et le développement d’activités à caractère sportif, culturel ou de loisirs.
Le Conseil d’Administration statue par année civile sur la création et le maintien de ces sections. Il donne son approbation après examen du projet. Il établit l’objet de la mission confié à la section ainsi que le degré d’autonomie, le mode de fonctionnement et le budget de celle-ci. Il est établi par les sections un bilan des activités, mais le bilan financier est adressé par le Trésorier au Président en fin d’exercice (par bilan des comptes).
Cinq Sections fonctionnent actuellement :
Voyages / Vacances
Une procédure est mise en place et s’impose à l’ensemble des membres de cette section.
La section se réunit sous la responsabilité du Vice- Président(e). La section doit obligatoirement respecter la procédure suivante :
- Une première réunion (Choix des destinations, choix des agences à démarcher, répartition des demandes de devis.
- Devis demandés aux agences avec un cahier des charges.
- Réception de l’ensemble des devis et distribution à l’ensemble des membres de la commission au moins 8 jours avant les rencontres avec les agences par l’intermédiaire du Président.
- Rencontre avec les agences.
- Décision du Président après consultation des membres de la commission dont le Vice-Président(e).
- Rédaction des notes, validation et diffusion (15/09 de chaque année).
L’impératif est de respecter le budget prévu.
Le Vice-Président(e) à l’issue de la première réunion (choix des destinations) fait des propositions de participation financière de l’ALCD88 au Président, celui-ci les valide ou les modifie.
Le Président assiste aux réunions avec les agences. Il choisit après consultation de la Vice-Présidente et des membres de la Commission les agences retenues.
La Vice-Présidente répartit la gestion administrative des voyages (gestion des inscriptions, rédaction de la note, etc.) au sein de sa section. Comme pour toute note de l’association, le Président valide les notes avant diffusion.
Convivialité / Bien être
Cette section fonctionne sous l’autorité d’un(e) Vice-Président(e).
En cas d’absence ou de vacance du poste, c’est le Président qui assure la gestion de la section.
Le Vice-Président(e) reçoit des propositions d’activités, qui sont soumises à sa validation, il fait ensuite une proposition de participation financière de l’ALCD88 au Président qui les valide ou non.
Enfants / familles
Cette section fonctionne sous l’autorité d’un(e) Vice-Président(e).
En cas d’absence ou de vacance du poste, c’est le Président qui assure la gestion de la section.
Le Vice-Président(e) reçoit des propositions d’activités, qui sont soumises à sa validation, il fait ensuite une proposition de participation financière de l’ALCD88 au Président qui les valide ou non.
Sports
Cette section fonctionne sous l’autorité d’un(e) Vice-Président(e).
En cas d’absence ou de vacance du poste, c’est le Président qui assure la gestion de la section.
Le Vice-Président(e) reçoit des propositions d’activités, qui sont soumises à sa validation, il fait ensuite une proposition de participation financière de l’ALCD88 au Président qui les valide ou non.
Billetterie
Cette section fonctionne sous l’autorité d’un(e) Vice-Président(e).
En cas d’absence ou de vacance du poste, c’est le Président qui assure la gestion de la section.
Le Vice-Président(e) reçoit des propositions d’activités, qui sont soumises à sa validation, il fait ensuite une proposition de participation financière de l’ALCD88 au Président qui les valide ou non.
Les Vice-président(es) des quatre dernières sections consultent les membres de leur section par courriel avant d’envoyer la liste des activités pour ratification et ils leur communiquent le budget définitif de leur section lorsqu’il est voté par le Conseil d’Administration. Chaque membre des sections s’est inscrit librement pour participer à l’organisation des activités en cause et s’engage moralement à participer à leur mise en œuvre.
III – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 10 – Modification du règlement intérieur.
Le règlement intérieur est établi par le Conseil d’Administration conformément à l’article 34 des statuts de l’Association.
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l’Association sous un délai de 1 mois suivant la date de la modification.
